Mit diesen Formulierungen werden E-Mails häufiger beantwortet

Johannes GieslerFreier Autor
Yahoo Finanzen

Eine E-Mail zu schreiben – vor allem geschäftlich – erfordert oft die richtigen Codes und Formulierungen. Diese können sich, je nach Stellung, Branche oder Ziel der Kommunikation, unterscheiden. Eindeutig ist jedoch, das legen Studien nahe, welche Schluss-Formulierung dazu führen, dass eine E-Mail wahrscheinlich beantwortet wird.

ein einfaches Danke am Ende einer E-Mail kann wahre Wunder vollbringen. Foto: Symbolbild / gettyimages / fizkes
ein einfaches Danke am Ende einer E-Mail kann wahre Wunder vollbringen. Foto: Symbolbild / gettyimages / fizkes

Zur perfekten E-Mail finden sich online unzählige Ratgeber: Wie lautet die richtige Ansprache? Was sind die Dos and Don’ts bei der Formatierung? Welche Worte sollten vermieden und welche häufig genutzt werden? Wer sich mithilfe all dieser Tipps und Tricks bis zum Ende einer perfekten E-Mail formuliert hat, fragt sich dann aber vermutlich noch: Welche Verabschiedung ist eigentlich die richtige, wenn eine Antwort erwünscht ist? Tatsächlich gibt es darauf eine eindeutige Antwort – zumindest formuliert es so Business Insider, der zuerst über das Thema berichtet hat.

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Es handelt sich dabei nicht etwa um eine Grußformel – wie das meist gesetzte „mit freundlichen Grüßen“. Sondern um verschiedene Varianten des „Dankes“. Das haben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Boomerang, einem E-Mail-Verwaltungsprogramm herausgefunden, indem sie über 350.000 Mail-Dialoge in den USA ausgewertet haben.

Insgesamt wird weniger als die Hälfte aller E-Mails beantwortet

Sie haben sich für die Studie gefragt, auf welche Schlussformulierungen am häufigsten geantwortet wird. Aus allen E-Mails haben sie dafür acht Formulierungen, die jeweils mindestens über 1.000 Mal benutzt worden waren, identifiziert und untersucht. Die Ergebnisse sind eindeutig: E-Mails mit einer Dankes-Formulierung am Ende wurden im Schnitt zu 62 Prozent beantwortet – im Gegensatz dazu wurde auf E-Mails ohne Dankes-Formulierung nur zu 46 Prozent reagiert.

Die Ergebnisse im Detail:

  • „Thanks in advance“ („Danke im Voraus“) erreicht eine Antwortrate von 65,7 Prozent

  • „Thanks“ („Danke“) erreicht eine Antwortrate von 63 Prozent

  • „Thank you“ („Danke Ihnen“) erreicht eine Antwortrate von 57,9 Prozent

Darauf folgen mit jeweils rund 54 Prozent die Formulierungen „Cheers“ (umgangssprachlich für „alles Gute“) und „kind regards“ („herzliche Grüße“). Im Durchschnitt wurden weniger als die Hälfte, genauer 47,5 Prozent, aller untersuchten E-Mails beantwortet.

Wurde in den E-Mails überhaupt um Antwort gebeten?

Die Ergebnisse der Boomerang-Studie bestätigen dabei eine ähnliche Untersuchung aus dem Jahr 2010 mit dem Titel „A Little Thanks Goes a Long Way“ (etwa: „kleiner Dank, große Wirkung“). Damals wurden 69 Studierenden E-Mails mit der Bitte um Hilfe bei einem Anschreiben geschickt. Die Hälfte der Studierenden erhielt eine E-Mail mit der Schlusszeile „vielen Dank!“. Die andere Hälfte erhielt eine identische E-Mail – aber ohne Schluss-Dank. Das Ergebnis: Mehr als doppelt so häufig boten die Studierenden ihre Hilfe an, wenn die E-Mail an sie mit der Dankes-Formulierung versehen war.

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Boomerang hat seine Studie auch im unternehmenseigenen Blog vorgestellt. Dort finden sich im Kommentarbereich einige Nachfragen zu den Ergebnissen. Es wurde etwa gefragt, ob die E-Mails daraufhin untersucht worden waren, ob sie überhaupt eine Antwort erforderten. Tatsächlich haben die Autorinnen und Autoren der Studie das untersucht, indem sie E-Mails mit einem Fragezeichen – die also eine Frage enthielten – gesondert betrachtet haben. Ihr Ergebnis blieb gleich.

Kausalität oder Korrelation?

Auch wurde gefragt, ob die Dankes-Formulierungen ursächlich (kausal) für eine erhöhte Antwortrate betrachtet werden können oder ob es sich viel eher um einen Zusammenhang (Korrelation) handelt. Auch hier gab das Boomerang-Team eine Antwort: „Sowohl unser Ergebnis wie auch die bestehende Literatur weisen darauf hin, dass Dankbarkeit tatsächlich für einen Anstieg der Antwortraten verantwortlich ist.“

Das heißt also, dass ein bisschen Dankbarkeit im Voraus absolut hilfreich ist – zumindest, wenn man überhaupt eine Antwort auf die eigene E-Mail erhalten möchte.

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